「営業事務」の仕事内容を皆さんはご存知でしょうか？
営業と事務と２つの言葉がくっついているので、結局どのような仕事なのかイメージが付かない方も多いことだと思います。
「営業事務」の仕事内容や仕事のやりがい・つらいこと・向いてる人の特徴・なりかたなどを知っていないと転職活動ができません。
今回は、現役で「営業事務」として活躍されている方に、インタビューのうえ、実体験を踏まえて根掘り葉掘り聞いてみましたので、これから目指そうと考えている方の参考になることでしょう。
営業事務の仕事内容と給料
仕事内容
未経験からスタートできる営業事務も多くありますが、職種の名前の通り、営業マンの代わりに事務を請け負うので、いかに営業マンの要望に応えられるかだと思います。
俗に言う、受注成績が営業マンのメインのお仕事になるため、スケジュールを把握し、持ち歩く資料や備品などが減っていないかなど、先回りして動くことができると、業務が円滑であることはもちろん、営業マンからの信頼度もあがります。
秘書検定の資格はなくとも、勉強をしているだけでも良いかもしれません。
例えば代理でメールや手紙をお送りするケースにおいては、秘書検定だけではなく、ビジネス文章の知識も必要とされます。
敬語、謙譲語、尊敬語を誤ってしまうだけで、取引先や業者様との関係性が悪くなることもあります。
せっかく営業マンが培ってきたものを、一瞬で崩しかねません。
メールやお手紙の場合は見直すことができますが、代理で電話を受けた場合、営業マンが近くにいるのであれば取り次ぐことはできますが、離席しているケースも多くあるかと思います。
その際は代理で用件を伺い、引き継がなくてはなりません。
面と向かって対応することは少ないとは思いますが、社内・社外に対してのコミュニケーション能力があると重宝されるのが、一般事務というくくりではない「営業事務」の業務かと思います。
給料・年収
年収２５０～３００万円となります。
営業事務の仕事のやりがい
営業マンが円滑に仕事ができるよう、縁の下の力持ちになるイメージを持たれると良いかもしれません。
ただの雑用のような業務に思える内容も、「先回り」「リスク回避」という考えに代わり、自身の考えるチカラも芽生え、楽しさが生まれるかと思います。
例えば、新規開拓の営業マンと、既存のルート営業の営業マンとで、同じ営業職種でもお取引先様や個人のお客様との関わり方や、関わる人数も変わってきます。
特に飛込み営業をする場合、昭和の時代は1日100枚名刺を配るまで帰ってくるなという会社もあったと思います。
営業マンは名刺をきらすことがあってはなりません。
直行直帰や出張など、飛び回る営業マンは自己管理も大変なので、先回りして発注し机の上に置いておくだけでも感謝されることもあります。
また、営業マンが受注が取れたことの喜びを共に分かち合う事ができたり、ご依頼から取引成立になるまでの経緯、一連の流れを把握できます。
わたくしの本職は営業事務員ではありますが、月間の数字が伸び悩んでいる時は、わたくし自身も営業をし、受注活動を兼務しています。
事務員としてパソコンの前に座っているだけではなく、あらゆる場面を想定し、共有しあうことができるのは面白みがあるかと思います。
営業事務の仕事で辛いこと
共に数字を追わなくてはならないので、営業マンが忙しければ、営業事務も忙しくなると思っていたほうが良いと思います。
取引成立になるまでの準備から、お取引後のアフターフォローまで、抜け漏れ、不備がないか緊張感を持たなくてはなりません。
特に一般的には数字達成に向け、月末に取引成立案件が増えることが多いと思われるため、アフターフォローまで踏まえると、営業事務側は月末最終週～月初1週間くらいまでは怒涛の日々を送ることも多いかもしれません。
また優秀な営業マンばかりではなく、新人営業マンの方や中途の営業マンの方もいらっしゃれば、細かい業務内容の把握が薄いはずなので、より注意深くみていくことも必要になるかと思います。
営業マンの成績が落ちていたり、ミスが多発すれば、もちろん社内の雰囲気、士気が下がります。
営業事務は外出する営業マンを笑顔で見送り、迎えてあげなくてはなりません。
行ってらっしゃい・お帰りなさいという、当たり前の言葉ではありますが、いかなる時も笑顔で接することは大変かもしれません。
営業事務へ向いている人の特徴３つ
- 友人、知人から相談をよく受ける人
- 考えることが好きな人
- 情報収集が好きな人
①友人、知人から相談をよく受ける人
営業事務の業務は、営業マンとの信頼関係が必要です。
営業担当者である営業マンが折衝し契約を結んできた顧客情報、契約内容は営業事務員も把握しなくてはなりません。
会社によっては代理でアポイントを取ることや、代理でメールをお送りすることもあります。
営業マンは最前線で、表舞台に立つ会社の顔です。
迅速丁寧な業務を遂行するには、意思疎通が必要不可欠になります。
営業マンが常に営業活動に集中できるよう、細かい事務的作業を補うのが営業事務のお仕事のため、「〇〇社にメールを送っておいてほしい」「明日のアポイント先の△△社の資料のデータをメールで送っておいてほしい」といったお願いをされることが多いかと思います。
友人・知人から相談を受けることが多い人は、頼りにされていることでしょう。
カウンセラーではないのでご友人からの相談の答えが〇か×かの返答を必須としているわけではありません。
相談を受けるということは、お人柄が話しかけやすかったり、的確かはさておき、何かしらの返事をくれる人であるから相談したくなるものだと思います。
いかにレスポンスよく、情報を共有し、フットワーク軽く対応できるかは、営業マンとの信頼関係に繋がり良い仕事作りに発展します。
②考えることが好きな人
マニュアル通りのお仕事より、イレギュラー対応に迅速に動けるかが肝になります。
営業マンは必死で数字を追い、1件でも多く契約をすることがお仕事になります。
また、営業マンは、①契約件数、②時間、③金額・・・という具合に、あらゆる数字を追いかけています。①契約件数はその名の通り、1件でも多く契約をすること。
②時間においては、同業他社と1秒を争う世界にいるため、レスポンスの速さはもちろん、1日でも早くアポイントを取り出向いたりと、常に時間に追われます。
③金額は、折衝のある商品提示の場合は1円でも高く売ることを考え、また営業活動に必要な経費、経営業としての考えのもと会社の利益面も踏まえて動いています。
そんな営業マンがどうしたら1件でも多く、1秒でも無駄にせず、1円でも高く契約を結べるのかは、営業マンの支えである営業事務も共に考えなくてはなりません。
先回りした準備や、営業マンの考えていることの先読みができるようになるには、フル回転で考えれることが大切になります。
日頃から計画を練ったり、考えることが好きな方には面白いお仕事だと思います。
③情報収集が好きな人
営業事務のお仕事は「営業」と名がついているだけあり、「営業要素」が含まれます。
そもそも「営業」とは、経営を業とする(仕事とする)意味合いもあります。
属する会社のサービスを営利目的として販売することで売上げ、粗利となったお金で経営を支えていきます。
経営を支えるということはご自身の給与であったり、使用するパソコンや社用の携帯、制服などをはじめ、会社の家賃や光熱費など発生する費用など、発生する費用を営業マンが稼がなくてはならないのです。
最前線で折衝をし稼いでくる営業マンだけが営業なのではなく、「営業事務」という立場である以上、「どうしたら？」「どのように？」を考えられる人である必要があります。
「どうしたら1件でも契約が取れるのか？」は主たる営業マンがもちろん考えてほしいところではありますが、例えば「どのようにしたら、営業マンが喜ぶのであろうか？」も情報収集のひとつです。
迅速・丁寧・先回り・リスク回避、まずはその会社の教えや、業界の学びが必要になりますが、業務内容だけではなく、取引先企業の情報を知ることも大切です。
稀な例えかもしれませんが、取引先企業の社長がTVに出演されていたり、雑誌に掲載されていたなどといった情報や、〇〇駅に新しいカフェが出来たといった情報も営業マンにとって打ち合わせ場所に使うことができる場所を知れるなど、些細なようで感謝されることも多くあるため、アンテナ高く情報収集ができると良いかもしれません。
営業事務へ向いていない人の特徴３つ
- データ入力をしたい人
- コミュニケーションが苦手な人
- 後回しにしてしまう人
①データ入力をしたい人
資料作りや、データ入力ももちろんありますが、実際営業事務の業務は、パソコンに向かうだけではありません。
もちろん会社の規模や、業務形態にもよりますが、来客の対応や、電話対応も含まれることがほとんどかと思います。
ご自身の席に1日中座ったままでカタカタとパソコンを入力する作業だけを希望されている方は、面接時に来客対応・電話対応などといった対応業務が含まれるか確認されたほうが良いかと思います。
来客対応であれば対面となるため、身なりや仕草といった立ち居振る舞いにも気を配る必要があります。
また、電話応対においても、会社の声となりますので、明るくハキハキと受け答えが必要になります。
業務内容が不明瞭であったにしても、いかにお待たせすることなく、相手の要望をお聞きし、迅速丁寧に対応することが必要となりますので、「データ入力だけしたかったのに」というお考えの場合は事前にお申し出になられたほうが宜しいかと思います。
②コミュニケーションが苦手な人
ご友人やご家族など、プライベートでの連絡手段はどのようにされていますでしょうか。
LINEやSNSなど、文字を入力してやり取りをする手段が増えておりますが、特に営業マンの縁の下の力持ちの立場となる営業事務は、代理での電話応対等も発生するかと思います。
LINEやSNSといったツールを使用していると、時間の概念がなく、思い立った時に送信ボタンを押してしまいがちです。
これは取引先とのやり取りだけではなく、社内でのやり取りにおいてもグループLINEを活用されている会社も多くありますので、定時の時間外での連絡においても同様です。
コミュニケーションは話をすることだけではなく、相手に不快な思いをさせないことを意識することからがはじまりです。
急を要する場合は時間外での連絡が必要不可欠になることもありますが、「夜分に失礼します」や、定休日の取引先様への連絡時は「お休みのところ恐れ入ります」など、一言が添えることができるコミュニケーションを意識できるかが重要です。
③後回しにしてしまう人
営業事務のお仕事はイレギュラーが多くあります。
急ぎの案件の業務処理など、常に営業マンとタッグを組むイメージで臨機応変に対応しなくてはなりません。
マンツーマンで営業マン１人に対し、営業事務員が１人であれば良いのですが、概ね複数の営業マンに対して配属されている営業事務員は少人数制の会社が多いかと思います。
後回しにしてしまう人が向いていないという言い方は少々誤解を招いてしまううかもしれませんが、常に優先順位を考えれるかがポイントです。
例えば、Aさんから明日のアポイントで必要な資料の準備をお願いしたいと電話がかかってきたとします。
準備中にBさんからも明日のアポイントで必要な資料を手渡され準備してほしいと言われたとします。
さらにCさん、Dさん・・・と言いたいところですが、良くある話なのです。
順番に準備をしてしまいがちなのですが、AさんもBさんも明日のアポイントで必要と言っています。
どちらを優先すべきでしょうか。
Ａさんは電話で依頼を受けているので、現在会社にはいません。
まずは電話の時点で「いつまでに準備ができていればいいのか」を聞いておくと良いです。
またＢさんは社内にいるようですが、このあとすぐに外出してしまうかもしれません。
明日は直行してしまうのであれば、最優先で準備が必要なのは2番目に依頼してきたＢさんになります。
これもコミュニケーションにもなりますが、「いつまでに」「何時までに」仕上がっていれば良いのかを聞くだけで、優先順位を決めることができ、後回しにされたという誤解を招くこともなく、円滑になります。
営業事務へ就職する方法
マイナビ転職やenジャパン、リクナビといった転職サイトの利用をおすすめします。
簿記やそろばんなどといった数字まわりが強くなる資格や、秘書検定などを取得していると良いかもしれません。
資格必須の企業様のあるかとは思いますが、未経験・無資格でもスタートできる営業事務の求人も多いかと思います。
簿記、秘書検定ともに2～3級の取得、ないし勉強されている程度でも良いかと思います。
営業事務に向いていない人の特徴を3つあげさせて頂きましたが、該当すると思っただけなのか、該当するけど考え方を変えれば良いと思えたのかでは大きく違います。
もし、現在の考え方が頼まれた順番で作業をしていて、優先順位まで考えたことがなかったとしても、一言尋ねるだけで優先順位はご自身で考えることができ、これも十分コミュニケーションです。
もしこのやり取りすらも億劫と感じ入力作業だけとお考えの場合は、先ほど書かせて頂きましたように事前にお申し出になられたほうが宜しいかと思いますが、営業事務に問わず、どんな職種も、新入社員だけではなく転職して中途採用で入社したら、そこの会社の1年生なのです。
同業他社で業界を知っていたとしても、会社としては1年生です。
取り組む姿勢、学ぶ努力、時には息を抜きながら、今が出来てなくてもやりたいの思いは必ず変わることができると思うので、ぜひ頑張ってください。
