退職・職場の悩み

退職をメールで済ますのはいけないこと?メールだけで済ませる方法

退職をメールで済ます

退職する旨は必ず上司に対面で報告というのが一般的です。

ですが、どうしても対面せずに終わらせたいという場合もありますよね。

  • 退職することを上司に伝えるのが気持ち的に難しい…
  • 何らかの事情で会社に出向きたくない、会社の人と話したくない…
  • 対面だと緊張して、退職の意思を伝えずらい…

それぞれの事情があるかと思いますが、退職をメールで済ませたい人は多いですよね。

退職をメールで済ませるのはいけないことなのか、どんな理由でも対面しなければいけないのか、その疑問を解決していきます。

退職をメールで済ます事は問題なし

退職をメールで済ますことは問題ありません。
直接口頭で伝えなければならないという決まりは実際にはないのです。

ですが直接伝えることが一般的であり、メールで済ますことはイレギュラーなため、非常識だという方もいます。

非常識なことかもしれませんが、退職をする理由が職場の人間関係なら仕方がありませんし、あまり気にすることはないでしょう。

どう思われようと、退職をするわけで退職すれば関わらなくなるので、気にせずにメールで済ませたければメールで済ませてましょう!

ただ、辞めるからといってメール一通、一行で「退職します」というのはさすがに失礼ですので、中身のある内容を送信してください。

退職の意思をメールで済ませることは出来ても書かなければいけない書類、返さなければいけないものもあるかと思います。
返却するために出向かなければいけないこともあります。

そのために出向くのも気が引けるという場合、宅急便などを利用するのもありです。

退職メールを送る際の注意点

退職をメールで済ませることに問題はありません。
ですが、まずはメールで退職をしたい旨、退職願をメールで送りたい旨を上司に相談メールとして送りましょう。

送る際の文面としてはこちらを参考にしてください。

件名:ご相談です。

本文:

〇〇(上司の名前)さん

お疲れ様です。〇〇(自分)です。

突然ですが、〇月〇日(退職したい日)で退職を考えております。
本来、直接お話すべきことなのですが、体調不良のため出社が難しく、
メールでご連絡させていただきました。

こちらの都合で大変申し訳ございません。
今後についてメールでご相談させていただきたいと考えております。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い致します。

このメールで「退職をメールで済ませてもいい」と返信がきた場合、次は退職願を送ります。

断られる可能性はあまりないかもしれませんが、断られてしまわないように人事の方にも同時に送信してください。

次に、退職願を送る際の文面です。

件名:退職願の送付

本文:

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。
以下、退職がんをお送りいたしますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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退職願

〇〇年〇月〇日(提出する日付)

株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇様

—–(所属部署名) 〇〇〇〇(自分の名前)

私事、
この度、一身上の都合により、(退職したい日)を持って退職いたしたく、
ここにお願い申し上げます。

以上

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上記のようにメールにそのまま打ち込んでもいいですし、WordやPDFなどを使って添付することのもOKです。

WordやPDFを添付して送信する場合にも本文には上司へのあいさつと退職願を送ることを内容に打ち込んでください。

一般的な退職の流れとその後の流れ

一般的な退職の流れとして、

  • 上司に辞める旨を伝える
  • 退職願を提出
  • 業務の引継ぎ
  • 退職日には社内あいさつ、制服等の返却

このように出社をして、対面で終わらせることが一般的です。

退職時の返却物

  • 保険証
  • 社員証やカードキー
  • 名刺
  • 書類やデータetc…

メールで退職を済ませた際、忘れやすいので送り忘れないように注意してください。

退職後の流れとして、会社に返却するものも大事ですが、以下のものを受け取り忘れないように注意してください。

会社から受け取るもの

  • 離職票
  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 源泉徴収票

通常、伝えなくても会社は送ってくれますが一か月以上経っても送られてこなかったら、
送ってもらえるように伝えてください。

その後の職場で必要になりますので受け取ったら、転職先やハローワーク等で必要となりますので、失くさないように保管をしましょう。

マナー的には対面で済ませた方が良い

精神的に会社に行けないというよっぽどな理由がない限りは、きちんと直接上司に退職をすることを伝えてください。

入社の際に、仕事の手順を教えてくれた人、気にかけてくれた人などお世話になった人もいると思うので、感謝をしっかりと伝えるためにも退職は直接口頭で伝えるべきです。

法律的にダメではないにしても、社会人のマナーとしてはやはり、非常識にあたるからです。

世の中には口頭もメールもせずに勝手に辞めるいわゆる「バックレ」というのもありますが
社会人のマナーになっていない以前に、自分のその後に影響があるからです。

アルバイトやパートならまだ影響は少ないですが、正社員でバックレをしてしまうと、次の就職(転職)が難しくなってしまいます。
懲役解雇という職場の秩序を乱した社員というペナルティがつきます。

退職金をもらえる会社でも、バックレをしてしまうともらえない可能性もあります。

会社を辞めるのなら、口頭でもメールでもいいので、しっかりと退職の手続きを行いましょう。

まとめ

退職をメールで済ますことは問題なしだが、突然の一通のメールで「退職します」と一方的に終わりにするのではなく、退職したいこと及びメールで済ませたいことを上司に相談としてまずは送りましょう。
人事にも同時に送れば断られる確率は低くなるので、同時に送ること。

了承を得たうえで退職願をWordやPDFで作成、またはメール本文に直接打ち込んで送信してください。

ただし、法律上「退職の意思を示してから2週間で退職可能」となっていますので、2週間前までには伝えましょう。

退職をどうしてもメールで済ませたいという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。