転職活動で、自分の志望している会社に内定を貰ったとしても、現職に退職を伝えにくいという方は多いのではないでしょうか。
- 退職の伝え方ってルールがあるのかな？
- メールで退職を伝えても良いのか…
- 退職を引き止められたらどうしよう…
もちろん、入社１ヶ月で退職する人・２年目で退職する人、妊活で退職する人、妊娠で退職する人、発達障害・病気で退職する人など、人それぞれ退職理由や退職タイミングによって伝え方や内容は変わってきます。
今回は、基本的な退職の伝え方を例文付きでご紹介します。
退職を伝える時期
円満に退職するためには、まず退職を伝える時期が重要になります。
次の点に注意しましょう。
①忙しい時期はなるべく避けましょう
会社の人に迷惑をかけてしまうため繁忙期は避けましょう。
上司の都合のつきやすいタイミングを選び退職を伝えるといいでしょう。
特に退職者の多い時期として年末12月から3月頃。
退職を区切りのいい時期にする事でスムーズに進める事ができるでしょう。
②最低でも退職する1か月前には伝えましょう
退職する1〜3ヶ月前には伝えましょう。
各会社によって違いますが、原則として最低でも1ヶ月前には伝えましょう。
但し、退職の手続きや引き継ぎ等を考え、2〜3ヶ月に伝えると良いでしょう。
退職を伝える場所
退職を伝える際はまず直属の上司へアポを取りましょう。
例として「今後のことでお話ししたい事があるのですが、お時間よろしいでしょうか？」と直接伝えます。
そして、退職の意思を伝える場所は、個室などの2人きりで話ができる場所が良いです。
周りの人に聞かれてしまったり、騒がしくてゆっくり話せないような場所は避けましょう。
退職の伝え方
退職を伝える時の注意点や、伝え方をしっかり押さえておき、実際退職を伝えるときに失敗したり、困惑しないようにしましょう。
①決意を伝える
退職の意思を丁寧に伝えましょう。
相手は退職の意思が強いという事が伝わる方が良いです。
例として「お時間作っていただきありがとうございます。突然ではありますが、退職したいと考えております。」など、時間を作って頂いたことへのお礼と、退職の意思を伝えます。
この際、「退職の決心がついている」と「引き止められても気持ちは変わらない」という事が伝わるとより良いです。
②理由を伝える
納得してもらえるような理由にしましょう。
「一身上の都合」でも構いません。
他にも、上司へ退職の意思が伝わり、引き止められたりしないためにも、理由を考えておきましょう。
例文
- 今後は〇〇のスキルアップを目指したいので、〇〇に関する仕事に就きたいと考えております。
- かねてより興味のあった〇〇の仕事に挑戦したいと考えているため、退職を決意しました。
- 私事ですが、この度結婚することになりました。夫と話しをし、退職を決意しました。
③会社に対する不満を理由にしない
注意すべきポイントとして、不平不満を退職理由にすることは避けましょう。
上司にとって印象が悪くなり、円満な退職にならなかったり、退職がスムーズに進まなくなります。
不満な点を伝えたところで、「改善するから」と引き止められてしまうこともあります。
本当は、給与面や残業など不満があったとしても、退職の理由としてありのままを伝えるのは避けておくのが無難です。
このような時はどうする？
引き止められたとき
退職を伝えた際に、今より良い条件を提示されたり、必要な人材だと言って、引き止められる事があります。
しかし、その条件を鵜呑みにするのは要注意です。
必ずしも守られるものではないです。
本当に信用できて、なおかつその条件なら働いても良いと思えるならいいのかもしれません。
ですが、引き止められることは前提に退職の意思を強く持っておく事が重要です。
強く引き止められた場合も、一貫して退職の強い意思を持ってしっかり「退職の意思に変わりはない」と伝えましょう。
転職活動について聞かれたとき
無理に言う必要はありません。
転職先が決まっている場合もスキルアップや他職種への挑戦などを理由に退職する場合は、企業名は言わずに「〇〇系の企業を候補にしております」「まだ幾つか候補があり、選考の途中です」など、詳しくは言わずに、遠回しに転職活動は進んでいると伝えましょう。
転職活動を全くしていないというのが伝わると、引き止められる事があります。
「言いたくありません」「お伝えできません」など頑なに拒否するのではなく、濁しながら遠回しにお伝えすると相手を不快にさせません。
また、転職先を伝えない方がいい理由として、転職先に迷惑をかけてしまうケースや、引き止めの口実に使われたりと、転職活動がスムーズに進まず、トラブルに発展する場合もあります。
大まかに伝えることにし、詳細は話さない事が重要です。
退職願、退職届の書き方
退職願や退職届の書き方は、実際に退職の立場にならないと分からないものです。
書き方の例をご紹介します。
退職願と退職届の違い
退職願は、会社へ退職を願い出るための書類です。
もちろん、却下されてしまう場合もあります。
円満な退職を希望する場合は、できるだけ早めに退職願を提出し、退職の意思を伝えましょう。
最初に直属の上司へ退職を直接伝えた後に、退職願を提出するという形になります。
退職届は、会社に退職を通告するための書類です。
なので会社に引き止める権利はありません。
退職届を提出後2週間で契約終了となるため、退職願を提出せずに退職届を提出しても、退職は可能です。
ですが、いい印象はなく、トラブルの原因となることもあります。
退職届は、基本的に退職が会社で認められてから提出するようにしましょう。
用紙や封筒の選び方
用紙は、サイズはB5もしくはA4が良いでしょう。
白い便箋を選びましょう。(罫線入りも良いですが、ビジネス用のシンプルなデザイン)
封筒は、郵便番号枠なしの白無地のデザイン。
サイズはB5用紙には長形4号、A4サイズには長形3号を用意すると良いです。
ペンは、黒色のペンでボールペンや万年筆などを用意し、マジックペンや鉛筆などは避けましょう。
ボールペンは水性でも油性でも良いです。
水性の場合滲まないようにしましょう。
退職届・退職願の例文
退職願、退職届の例文を紹介します。
退職願
このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
退職届
このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたします。
・冒頭
最初に「退職願」「退職届」と書きます。
縦書きの場合は中央よりやや上の方に、横書きの場合は中央に書きます。
・導入
本文一行目に「私儀もしくは私事」と、縦書きの場合は下部に、横書きの場合は右端に書きましょう。
・退職理由
自己都合での退職はどのような理由であっても「一身上の都合により」と書きましょう。
・日付
年月日は西暦で和暦どちらでも構いません。
退職願は退職希望日を、退職届は決定した退職日を書きます。
・氏名
正式な所属部署名と、フルネームで名前を書きます。
末尾に捺印しましょう。
役職名は不要です。
・宛名
文末に代表者の肩書と氏名を書きます。
様または殿で書くのが基本となります。
まとめ
退職を決めたら、まずは直属の上司への相談から始めましょう。
しかし、迷っている状態ではなく辞めるという意思を固めてから相談することをお勧めします。
退職を伝える時はとても勇気が必要で緊張してしまうかもしれません。
引き止められる時もあります。
そのような時に、退職の強い意思がなければ、スムーズに退職が進みません。
あとは、最低限のマナーと順序を守ることで、円満に退職へと進められるでしょう。
退職は人生の分岐点にもなります。
あなたにとって良いスタートを切れるようにしましょう。
