転職での採用、不採用の連絡はメールでという企業が多くあります。
電話であれば、お礼を言って終わりになります。
メールでも採用であればその後の流れが記載されており、返信を求められることがあるので返信をしますが、不採用メールの場合返信を求められているのかどうか分かりませんよね。
社会人として不採用メールには返信するべきなのかどうか、どんな返信をすればいいのかをご紹介します。
転職で不採用の連絡がきた時に返信したほうがいい場合
転職で不採用の連絡がきたとき、内容によって返信をしたほうがいいものと返信をしなくていいものがあります。
以下3つが返信をしたほうがいい場合です。
- 紹介された場合
- 最終選考まで残った場合
- 再応募を検討している場合
- お世話になった、迷惑をかけてしまった場合
不採用メールに返信をしたからといって必ずしも読んでくれるわけではありません。
不採用から採用になることもありませんが、気持ちの切り替えとして送りたい場合には参考にしてみてください。
①紹介された場合
紹介されて面接を受けた場合です。
紹介してくれた人の印象を悪くしないためにも社会人として返信をするのがマナーです。
②最終選考まで残った場合
一次面接、二次面接ではかなりの人数が面接を受けて、不採用メールは大量に送っているので顔と名前を採用担当者はあまり覚えていません。
最終選考は厳選された人のみが受けているので少人数になっています。
少人数であれば採用担当者は、顔と名前を覚えているので最終面接までお世話になったお礼として返信をしたほうがいいです。
③再応募を検討している場合
再応募をしようと検討している場合、送っておいたほうが印象が残ります。
絶対に読まれるから印象が残るとは言えません。
ですがメールを読んでいるときにふと目に止まり、次につながるかもしれません。
④お世話になった、迷惑をかけてしまった場合
面接に遅刻、持っていかなければいけない書類を忘れたなど担当者に迷惑をかけた場合、お世話になった場合、お礼を兼ねて返信をしたほうがいいでしょう。
不採用の連絡で返信しなくてもいいケース
不採用の連絡で返信をしなくてもいいケースとしては
- 紹介で面接を受けたわけではない
- 一次、二次面接での不採用連絡
- 再応募を検討していない
- お世話にも、迷惑もかけていない
このような場合は送らなくても印象が悪いと思われたりしませんし、反対に返信したほうがいい場合に返信をしなかったからといって印象が悪いとも思われたりしません。
ただ、返信したほうがいい場合に返信をすると、ちょっぴり好感度は上がりますよ。
「気持ちの切り替え」としても送ったほうがすっきりすることもあります。
不採用の連絡に対する返信の仕方
不採用の連絡に返信をするときの注意点やポイントがあります。
自分が思っていることを送ってもいいですが、返信しなくてもいいものに返信をするのなら
多少なりとも返信のマナーを守って上で送ったほうがいいでしょう。
まずは不採用連絡に返信する場合の注意点として「長々とした文面にしないこと」です。
メールを読もうとしたときに文面が長いと読む気が失せてしまいます。
時間がない中、わざわざメールを読んでくれようとしているかもしれません。
それが長い文面だった場合、印象が良いものが逆に悪くなってしまうことも。
内容は短く端的に済ませましょう。
次は送る内容のポイント7つをご紹介します。
件名はそのまま
メールの内容がすぐにわかるように件名はそのままにしてください。
件名を変えてしまうと「誰？何？」となってしまいますので変えずに送りましょう。
冒頭は挨拶文と自分の名前
ビジネスマナーとしてメールを送る際は挨拶文と自分の名前をいれてください。
すぐに誰だかわかるようにと、誤送信でなはないなと思わせるためにもいれましょう。
例：株式会社〇〇
人事採用担当者様
お世話になっております。
〇月〇日に面接をしていただいた〇〇と申します。
時間をとってくれたことへの感謝文
時間をとってくれたお礼を伝えるのは当たり前なことなので、感謝の文を入れましょう。
例：この度はお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました。
この度はご多忙の中、面接の機会をいただきまして、本当にありがとうございました。
不採用の結果で思った感想
不採用のメールを受け取ったときの率直な感想を入れましょう。
長々とした文やネガティブな表現を入れすぎるのはNGです。
一文と端的な文で気持ちを伝えてください。
例：選考結果については誠に残念な気持ちではあります。
今回はご縁がなかったということで、非常に残念に思います。
今後の意気込み
残念だったという気持ちだけでなく、不採用となった結果を受け止めたうえで
今後の自分の行動にプラスになるような文を入れましょう。
例：さらに実力をつけるべく努力してまいる所存です。
選考結果を真摯に受け止め、今後の就職活動に励んでいく所存です。
結びの言葉
相手への敬意を示す意味でビジネスマナーとして結びの言葉で最後は締めましょう。
例：今後の貴社のご繁栄をお祈り申し上げております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇（お世話になった担当者）様のご健勝をお祈り申し上げます。
署名
ビジネスマナーとしてあったほうがいいものです。
署名とは自分が何者であるかを伝えるためのもので、自分の名前・住所・電話番号・アドレスを記載します。
例：
——————————
転職太郎
〒000-000
〇〇県〇〇市～～～
TEL:000-0000-0000
MAIL:xxxx@xxx.xx.xx
——————————
不採用に対するお問い合わせは基本的にNG
不採用の連絡をもらい、自分が採用基準に満たなかった理由は何だったのか、気になりますよね。
- 至らない点があったなら教えてほしい…
- 今後の面接に活かすためにも知りたい…
- 次の面接時に直すように努力したい…
ですが、不採用の理由を問いただすのは基本的にNG行為。
不採用メールに不採用に関するお問い合わせをいただいてもお答えできませんというような
文面が入っている場合もあります。
その文面が入っているのにも関わらず、問いただそうとするのは相手からすれば気分が悪いものですよね。
文面を無視するその行為が良くないんですと言われてしまうかもしれません。
わざわざ聞くことはせず、自分の面接時の態度や言動、行動を振り返ったり、縁がなかったのだなときっぱりと気持ちを切り替えましょう！
どうしても知りたいという場合は不採用の連絡メール返信時に添えましょう。
「今後の就職活動に活かす意味でも、至らなかった点を教えていただけると幸いです」というような控え目な文面で送りましょう。
返信が来るかどうか、教えてくれるかどうかはわかりません。
来なかったら来なかったで諦めて次に進みましょう！
まとめ
不採用の連絡がメールで来た場合、返信をしなくてもＯＫです。
不採用連絡に行儀よく返信をしたからといって、採用になるわけではありません。
あくまで気持ちの切り替えとして送るという気持ちで送ってください。
- 採用担当者にお世話になった、迷惑をかけた場合
- 誰かの紹介で面接を受けた場合
- 人が厳選された最終選考まで残った場合
- 再応募を検討している場合
このような場合で、自分が送りたいと思ったら送りましょう。
その際は、長々とした文面やネガティブな文面は控えて短く端的な内容にしましょう。
ぜひ送る際のポイントを参考にして文面を考えてみてください。
不採用理由について問いただすのも出来るだけ控えてください。
もしも不採用連絡が来てしまったら、縁がなかったのだと諦めて気持ちを切り替えて次に進みましょう。
